Tapauksen elinkaaret -parametrilla määritellään tapauksen käsittelyyn liittyvät toiminnot, toiminnon tekemisen jälkeiset oletustilat sekä toiminnon tekemisen jälkeen tapauksesta vastuussa oleva henkilö. Järjestelmässä olevia Tiloja ja Toimintoja voi luoda lisää Parametrit - Valintalistat-ikkunan kautta. Tapauksille voidaan tehdä useita elinkaaria riippuen siitä, mistä näkökulmasta tapausta käsitellään. Esimerkiksi HelpDeskissä varmasti tarvitaan Siirrä vastuu-, Tutki- ja Ratkaise/Sulje-toiminnot. Dokumentoija ei mahdollisesti tarvitse kuin Siirrä vastuu- ja Dokumentoi-toiminnot. Tuotekehitys puolestaan voi tarvita toiminnot Siirrä vastuu-, Arvioi-, Toteuta/Korjaa- ja Testaa-toiminnot. Näin siis elinkaaria voidaan tehdä myös useita eri käyttäjäryhmille. Elinkaari liitetään aina käyttötapaukseen. Katso lisätietoa kappaleesta Käyttötapaus.

Elinkaari ei pakota käsittelemään tapausta siten, että kaikki toiminnot olisi pakko tehdä jokaiselle tapaukselle. Esimerkiksi normaali tukipalvelupuhelu voi sisältää vain tapauksen kirjaamisen ja sen sulkemisen, jos tapaus pystytään selvittämään saman tien. Sellainen tapaus, joka ei selviä puhelun aikana voi läpikäydä esimerkisi tarkemman toimenpiteen, jossa selvitellään mistä tapaus johtuu. Mikäli huomataan, että kyseessä on ohjelmavirhe, tapaus menee virhekorjaukseen, jonka jälkeen korjaus vielä tarkistetaan ja toimitetaan asiakkaalle.

Mikäli halutaan, voidaan elinkaaren toimintoja näyttää vain tietyillä ehdoilla. Esimerkisi, jos halutaan ohjata käyttäjää käyttämään aina ”Ota työn alle” toimintoa silloin kuin tapaus on Uusi-tilassa, voidaan ”Ota työn alle” toiminnon riville lisätä Näkymä. Näkymälle annetaan nimeksi ”Tila on Uusi” ja tarpeelliset ehdot lisätään näkymään. Sen jälkeen muille toiminnoille annetaan sellaiset ehdot, että ne eivät sisällä Uusi tilaa lainkaan. Näin kun tapaus kirjataan järjestelmään, ja se on Uusi-tilassa, ei käyttäjällä ole muita toimintoja valittavissa kuin Ota työn alle.

Elinkaarissa siis määritellään kaikki ne toimenpiteet, jotka voidaan yrityksessä tapaukselle suorittaa sekä toimintoa seuraava oletustila ja vastuuhenkilö. Toimenpiteille voidaan antaa ehtoja, kuten edellä on kuvattu. Toimenpiteen jälkeisiä tiloja voidaan myös rajata. Jos esimerkiksi halutaan antaa käyttäjälle mahdollisuus siirtää Testaa-toiminnolla tapaus joko ”Testi läpäisty” tai ”Testi epäonnistui” tiloihin, voidaan seuraavat mahdolliset tilat määritellä kyseisen toiminnon yhteyteen. Seuraava tilat voidaan määritellä, kun haluttu rivi on valittuna, painamalla Tilat-näppäintä.

Muistathan, että kun tapaus lisätään järjestelmään ensimmäistä kertaa, esimerkiksi syöttämällä tapauksen tiedot clientilla tai web-pohjaisen asiakaspalveluliittymän kautta, haetaan tilan oletus ja vastuuhenkilö käytettävän käyttötapauksen Kenttien oletusarvot -asetuksesta. Jos taas tapaus tulee järjestelmään sähköpostitse, löytyvät vastaavat oletukset Sähköpostiasetukset-parametrista

Eri käyttötapauksilla voi olla erilaiset elinkaaret.

Tapausten elinkaaret -ikkuna sisältää seuraavat kentät ja painikkeet: