Uusi viestipohja -ikkunan kautta voidaan lisätä uusia ja ylläpitää olemassaolevia viestipohjia. Ikkuna avautuu Viestipohjat -ikkunasta joko Uusi tai Muokkaa -painikkeella.

Lomakkeelle tulee antaa nimi sekä oletuskielellä, että kaikilla järjestelmässä tuetuilla kielillä. Nimen tulisi olla kuvaava, että siitä olisi helppo päätellä mihin tarkoitukseen se on tarkoitettu. Pohja lisätään Uusi/muokkaa toimitustieto -ikkunassa toimitukselle.

Pohjille voi lisätä sekä vapaita tekstikenttiä että tapausten kenttiä. Lisää -painike avaa Valitse tapauksen kenttä -ikkunan, jossa listataan kaikki tapauksen kentät, joista voit valita haluamasi pohjalle. Kenttä lisätään joko tuplaklikkaamalla sitä, tai valitsemalla ko. kenttä hiirellä ja painamalla sen jälkeen OK-painiketta. Kenttä lisätään pohjalle siihen kohtaan, jossa kursori on. Kentässä on merkit <> ympärillään.
Huomaa: Älä muokkaa merkkien <> sisällä olevaa merkkijonoa, äläkä käytä ko. merkkejä vapaissa tekstikentissä, joita syötät pohjalle.

Muista luoda pohja jokaisella tuetulla kielellä. Erikieliset pohjat ovat omilla välilehdillään.

Sähköpostipohjalle kannattaa antaa kuvaava otsikko, jotta viestin vastaanottaja saa heti kuvan siitä, mitä viesti koskee. Esimerkiksi jos halutaan tiedottaa asiakasta ongelmailmoituksen vastaanottamisesta, voi viestin otsikko olla muotoa "Tukipalvelupyyntönne, id: [< Case id >] on vastaanotettu"
Huomaa: Jos halutaan käyttää automaattista sähköpostien sisäänlukua, tulee viestipohjan otsikossa olla tapaus id hakasulkeissa [ ], jotta vastausviesti osataan tuoda tapaukselle historiariviksi. Lisätietoja Sähköpostien automaattisesta sisäänluvusta.

Otsikon syöttämisen jälkeen tulee pohjalle valita kentät, joita halutaan näyttää vastaanottajalle. Esimerkiksi tapauksen id on hyödyllinen tieto sekä sisäiselle käyttäjälle että asiakkaan yhteyshenkilölle. Asiakas voi käyttää tapauksen id numeroa seurataksen tapauksen tilaa asiakaspalveluliittymän kautta.

Tapauslinkki/ ulkoinen tai Tapauslinkki /sisäinen voidaan myös lisätä viestipohjalle, jolloin viestin vastaanottaja voi avata tapauksen linkin avulla tarkempaa tarkastelua varten joko web clientilla tai asiakaspalveluliittymässä. Tapauslinkki /sisäinen kannattaa lisätä vain viestipohjille, joita on tarkoitus käyttää sisäiseen tiedotukseen.

Kun viestipohja on valmis, paina OK:ta ja pohja tallenntaan tietokantaan.

Katso myös: