Toiminnolle voidaan määritellä Sähköpostiulkoasu. Määritys tapahtuu Käyttötapaukset-dialogilla Tapausnäyttöjen ulkoasujen Mukauta-toiminnon kautta. Sähköpostiulkoasu tarkoittaa sitä, että Muokkaa viestiä -dialogi avautuu suoraan toiminnon valinnan jälkeen.

Toiminto voidaan valita joko Tapausnäytöltä Toiminto-painikkeella tai Tapausten listaikkunasta valitsemalla tapaus hiirellä, klikkaamalla sen jälkeen hiiren oikeaa näppäintä ja valitsemalla toiminto avautuvasta valikosta. Kun toiminto suoritetaan, kaikki normaalit toimintokentät (Tekijä, Tila, Vastuuhenkilö, Instanssi,Tekopäivä/aika, Käytetyt tunnit, Julkisuus)päivittyvät tapaukselle käyttötapauksen elinkaaressa määriteltyjen oletusarvojen mukaan. Tämä puolestaan tarkoittaa sitä, että aivan kaikkia toimintoja ei voida määritellä Sähköpostiulkoasu-tyyppisiksi toiminnoiksi. Esimerkiksi Siirrä vastuu on oltava samanlainen kuin ennenkin, jotta vastuu voidaan yleensä siirtää. Myöskään asiakaspalveluliittymässä käytettävää toimintoa ei saa määritellä Sähköpostiulkoasu-tyyppiseksi. Mikäli käyttäjälle on määritelty käyttötapaus, jossa on Sähköpostiulkoasu-tyyppinen toiminto, ja käyttäjä käyttää asiakaspalvelusivustoa, hän ei näe lainkaan kyseisen toiminnon linkkiä.
Huomaa myös, että niitä toimintoja, jotka on määritelty Sähköpostiulkoasu-tyyppisiksi, ei voida käyttää ryhmätoimintoina.

Historiarivin Kommentit-kenttään tallentuu koko sähköposti, joka toiminnon yhteydessä lähetettiin.

On huomattavaa, että Sähköpostiulkoasu-tyyppiseen toimintoon saa liittää vain yhden sähköpostien toimitustiedon ja sähköpostipohjan. Mikäli toimintoon on liitetty useampi toimitustieto, käyttäjälle näytetään virheilmoitus, eikä dialogia saa auki ennen kuin pääkäyttäjä on käynyt poistamassa ylimääräiset toimitustiedot.

Vastaanottaja-kenttään lisätään aina kaikki Toimitustiedot -parametrissa määriteltyjen vastaanottajien sähköpostiosoitteet puolipisteellä eroteltuna.